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Gérer et stocker vos documents administratifs et juridiques d’entreprise en ligne

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La dématérialisation des documents sert la digitalisation des entreprises. Coffres-forts numériques, services cloud, GED… La technologie vous permet actuellement d’archiver vos documents en ligne et de les conserver de façon très sécurisée. VOObusiness vous explique.

En tant qu’indépendant ou entreprise, vos documents importants doivent être conservés dans un endroit sûr afin de pouvoir les trouver facilement pour les consulter, en vérifier des points précis ou servir de preuve. Mais quelles sont les obligations légales pour archiver des documents juridiques, d’entreprise ou des factures sous format papier ou numérique, et comment faciliter ce processus ?

Combien de temps dois-je conserver les documents administratifs d’une entreprise ?

La loi belge oblige les entreprises à archiver et à conserver les documents officiels pendant une période déterminée. La durée légale varie selon le type de document, mais en résumé, gardez tous les documents officiels (comptabilité, assurance, déclaration fiscale, TVA, registre du personnel, contrats de travail, documents de société, factures, etc.) pendant 10 ans et vos documents relatifs aux biens immobiliers pendant 15 ans. En ce qui concerne les documents juridiques (fraude, faillite, procès-verbaux, etc.), ils doivent être conservés jusqu’à la fin de la procédure en question.

Documents administratifs : version papier ou numérique ?

Année après année, les documents administratifs s’accumulent, s’accumulent… Pour les indépendants, PME ou grandes entreprises, tous les archiver en version papier engendre un fouillis phénoménal dans lequel il est difficile de se retrouver.

Heureusement en Belgique, il est tout à fait légal de garder vos documents juridiques ou administratifsimportants sous forme numérique pour vous libérer des piles de fardes dans la salle du fond. Mais attention ! Il faut pouvoir prouver l’authenticité des documents archivés. Comment ? En adoptant un logiciel qui numérise les documents avec précision et les crypte de manière intelligente.

Avec la numérisation, vous serez capable de retrouver facilement et rapidement d’anciens documents et factures. Économie de temps + économie de place = efficacité maximale en cas de pépin ou de litige.

Où conserver mes documents d’entreprise sous format numérique ?

Maintenant que tous vos documents sont numérisés, il faut savoir où les ranger avec une bonne méthode de stockage de documents en ligne. Car pour tout ce qui touche à l’immatériel, la sécurité reste la question primordiale et conserver ces documents de la plus haute importance uniquement sur votre ordinateur, c’est prendre le risque qu’un bug, un virus ou un pirate les fasse disparaitre en un clic… Et il n’est pas encore possible d’enfermer un fichier informatique dans un coffre-fort… Quoique… Coffres-forts numériques, services cloud, archivage… Suivez-le guide !

Cloud

Vous entendez ce mot à toutes les sauces. Mais savez-vous vraiment ce qu’est le « cloud computing » et comment il pourrait vous être utile pour conserver vos documents administratifs  ?

Le Cloud, c’est en fait des milliers de data centers (serveurs) qui vous permettent d’archiver, trouver, consulter et modifier vos documents juridiques et administratifs quand et d’où vous le voulez, en quelques clics depuis votre ordinateur, tablette ou smartphone. Ce qui évite l’utilisation d’un disque dur, d’une clé USB ou de toute autre solution de stockage local. Tout ce dont vous avez besoin c’est d’une bonne connexion internet (wifi, 4G, qu’importe).

Les solutions de services dans le cloud sont nombreuses. Les plus répandues sont OneDrive de Microsoft, Google Drive et Dropbox. La plupart des fournisseurs proposent des formules, capacités et tarifs spécialement adaptés aux entreprises. Vous y souscrivez sous forme d’abonnement.

Dès qu’il s’agit de documents professionnels, les fichiers en question peuvent contenir des informations sensibles ou confidentielles. Et la sécurité justement, on en parle ? Les acteurs majeurs du secteur disent être bien conscients de l’enjeu sécuritaire, c’est pourquoi les fichiers déposés dans le cloud sont cryptés et tout est mis en place pour contrer les plans machiavéliques des pirates informatiques et parer les cyberattaques. En fait, les plus gros risques viennent de vous et votre ordinateur. Pour cela, pensez à installer VOO INTERNET SECURITY+, une licence incluse dans tous nos Packs PRO.

Coffres-forts numériques

À la manière d’un coffre-fort physique, le coffre-fort virtuel protège les données confidentielles de votre entreprise comme les relevés de compte, les contrats administratifs, les factures électroniques, les documents bancaires… Ses droits d’accès sont très limités donc il s’agit plus d’un système d’archivage que de partager des documents en ligne. Ultra sécurisé, ce système de dématérialisation de documents offre de très hautes garanties en termes de traçabilité, d’authenticité, de pérennité, de confidentialité, de protection et de conservation de documents en ligne. Oui, tout ça. Par rapport au Cloud, c’est le nec plus ultra de la sécurité. Ces garanties spécifiques concèdent aux documents numériques archivés une valeur légale, notamment via le système de signature électronique.

En ces temps de digitalisation accélérée, de plus en plus de plateformes ou applications de GED (Gestion électronique des données) voient le jour. Elles incluent souvent un service de coffre-fort numérique dans leur offre.

Leader sur le marché belge de la gestion administrative des particuliers, Doccle essaie depuis récemment d’offrir un coffre-fort numérique aux entreprises avec Doccle Business, une plateforme d’administration en ligne qui numérise vos procédés administratifs, il vous suffit de scanner des documents en ligne et le tour est joué. Envoyer des documents, recevoir des paiements et signer numériquement peut être fait avec une simple intégration dans Doccle. De plus, Doccle peut servir d’archive légale pour les documents numériques que vous envoyez et recevez.

Certaines banques ou caisses d’assurance sociale proposent également des coffres-forts numériques à leurs clients. Renseignez-vous et faites votre choix en fonction de vos besoins, de la quantité de documents que vous traitez, de votre budget et de l’utilisation que vous en ferez. Si vos collaborateurs ont souvent besoin d’accéder à ces documents en ligne ou qu’ils ont besoin d’être modifiés, privilégiez les services cloud. Si vos documents sont classifiés confidentiels et contiennent des informations ultra-sensibles, allez voir du côté des coffres-forts numériques.

Avec VOObusiness, choisissez les services dont vous avez réellement besoin et composez le pack idéal pour votre business, afin d’accéder en un clic et en toute sécurité à vos documents d’entreprise grâce à une connexion wifi ultra rapide et un antivirus puissant.

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